Momenteel wordt de werkgever in Duitsland nog in kennis gesteld van het medisch ziekteverlof van de werknemer doordat de werknemer het typische gele certificaat overlegt of per post opstuurt. De invoering van een elektronisch bewijs van arbeidsongeschiktheid moet bedrijven en werknemers ontlasten – maar het gele bewijs zal ook in de toekomst niet helemaal passé zijn.

Informatie over de procedure vindt u hier:

Stap 1: Arts meldt zich bij het ziekenfonds

In de eerste stap stelt de arts de arbeidsongeschiktheid (AU) van de werknemer vast en geeft hij de nodige gegevens elektronisch door aan het ziekenfonds van de werknemer, die tot nu toe ook op het papieren arbeidsongeschiktheidsattest stond. In principe geldt de procedure al vanaf 1 januari 2022 voor alle panelartsen die daartoe technisch in staat zijn. Voor hen betekent dit dat zij tot het einde van de proeffase (31 december 2022) het papieren certificaat moeten blijven afgeven naast de digitale overdracht van de AU-gegevens aan de ziekenfondsen, zodat de patiënt het aan zijn werkgever kan doorgeven.

Stap 2: Werknemer informeert werkgever

De werknemer stelt zijn werkgever in kennis van de vastgestelde arbeidsongeschiktheid. Daarvoor overhandigt hij de werkgever echter niet langer het papieren attest zoals vroeger, maar neemt de werkgever contact op met het ziekenfonds en haalt de gegevens elektronisch op.

Stap 3: Gegevens ophalen door de werkgever bij het ziekenfonds
Nadat de werkgever op de hoogte is gebracht van de arbeidsongeschiktheid van de werknemer, roept hij de gegevens van het bevoegde ziekenfonds op. Het ziekenfonds heeft de volgende informatie voor hem klaar:

Naam van de werknemer(s), begin en einde van de arbeidsongeschiktheid, datum waarop de arbeidsongeschiktheid door een arts is vastgesteld, identificatie als eerste of volgende kennisgeving, en vermelding of er aanwijzingen zijn dat de arbeidsongeschiktheid te wijten is aan een arbeidsongeval of ander ongeval of aan de gevolgen van een arbeidsongeval of ander ongeval.

Sinds 1 januari 2022 loopt een wettelijke proefprocedure: Werkgevers die daartoe technisch in staat zijn, kunnen de AU-gegevens elektronisch opvragen.

Met de afschaffing van het gele certificaat (gelber Schein) zouden werkgevers hun huidige proces voor de verwerking van de arbeidsongeschiktheidsattesten opnieuw moeten evalueren.
Tot nu toe was het niet ongebruikelijk dat overeenkomstige afwezigheden werden opgeslagen in de tijdregistratie op basis van de bewijzen van arbeidsongeschiktheid. In de toekomst moeten de ziekteverzuimgegevens proactief uit de loonadministratie worden gehaald op basis van het ziektebriefje van de werknemer. Voor zover de werknemer zich ziek heeft gemeld bij de productie-eenheid, moeten maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat deze informatie snel – en bij voorkeur in elektronische vorm – bij de salarisadministratie terechtkomt.

Werknemers zullen papieren certificaten blijven ontvangen. Ook na afloop van de proeffase hebben werknemers recht op een papieren bewijs van arbeidsongeschiktheid van hun arts. De werknemer behoudt dus het papieren attest als wettelijk voorgeschreven bewijsmiddel met de hoge bewijskracht die de rechtspraak eraan toekent, om het bestaan van arbeidsongeschiktheid aan te tonen als voorwaarde voor de doorbetaling van het loon.

Met de invoering van het elektronische arbeidsongeschiktheidsattest zal niet alleen de bureaucratische inspanning voor de manuele verwerking en verzending van arbeidsongeschiktheidsattesten op papier tot een minimum beperkt worden.

Ook conflicten over de vraag of het bewijs van arbeidsongeschiktheid tijdig is ingediend, kunnen in de toekomst worden voorkomen.

Heeft u hulp nodig bij het doorgronden van de Duitse formaliteiten? Wij zijn op de hoogte. Wij helpen u graag bij het implementeren van de diverse regelingen.

Neemt u gerust contact met ons op. Dat wij Nederlands spreken komt daarbij vaak goed van pas. U kunt ons bereiken via nummer 0049 211 130630, we helpen u graag verder.